5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

Von "Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche" bis hin zu "E-Mail-Archivierung gilt nur für
Konzerne" – einige Mythen rund um das Thema E-Mail-Archivierung halten sich hartnäckig.

Wir lösen die 5 größten Irrtümer für Sie auf!

01 “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren.
Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungs
absicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

 

03 “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung”
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang
bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielsweisese Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden


05 “Nur Rechnungen müssen archiviert werden”
Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu
zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise
Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.
02 “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche”

Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt.Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert sind.

Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um
rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird.

 

04 “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.

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Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Das Angebot richtet sich an gewerbliche Endkunden.

Für die Anbindung der verschiedenen Mailserver / Systeme wie z.B. Microsoft Exchange, Office 365, Icewarp, GFI Kerio Connect usw. stehen verschiedene Schnittstellen zur Verfügung.

(1) Für Datenimporte / Exporte je nach verwendetem Quell/Zielsystem  fallen Kosten an.

E-Mails zur Archivierung können entweder per IMAP aus einem Postfach abgerufen werden oder per SMTP an die jeweilige Instanz Adresse zugestellt werden. Bei Verwendung der SMTP Zustellung ist sicherzustellen das der Mailserver bei einem Fehler der Zustellung mehrere Versuche unternimmt (RFC5321).

Ist das Ziel eine rechtskonforme Archivierung (z.B. nach GOBD) empfehlen wir alle relevanten E-Mails über ein Sammelkonto zu archivieren (100% Ansatz). Sammelkonten bzw. entsprechende Funktionen können in den meisten Mailsystemen/Mailserver Anwendungen konfiguriert werden.
Es werden alle Mailsysteme die einen Zugriff per IMAP oder Zustellung per SMTP ermöglichen unterstützt

Ihre nächsten Schritte

Mit inoxision-now erhalten Sie  eine verlässliche und rechtssichere E-Mail-Archivierung "made in Germany"!

Wichtig: Hierbei handelt es sich nicht um eine Rechtsberatung, bitte sprechen Sie die notwndigkeit mit Ihrem Rechtsanwalt /Steuerberater ab.

 

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